SpherePMS — Guía de uso

Dar de alta una organización nueva

Requiere: superusuario de plataforma. Pantalla: /plataforma/organizaciones/nueva/

1. Escribe el nombre y el prefijo (2 a 5 letras o dígitos en mayúscula, por ejemplo RRG).
2. Indica el correo y el nombre de quien será su primer administrador.
3. Guarda. En un solo paso la organización queda lista para operar: se siembran sus listas configurables y sus ocho roles de fábrica, se crea (o se enlaza) la cuenta de esa persona y se le da la membresía de Organization Owner.
4. Entrega la contraseña temporal que muestra la pantalla. Sólo se enseña una vez.

Agregar un miembro a tu organización

Requiere: administration.manage_users. Pantalla: Administración → Miembros (/org/miembros/)

1. «Agregar miembro» → escribe su correo, su nombre y elige el rol.
2. Si la cuenta es nueva puedes escribir una contraseña inicial; si lo dejas vacío se genera una temporal.
3. Guarda y entrega la contraseña que aparece en el mensaje.

Qué pasa según el correo:

La foto de perfil no se pide al agregar: se sube después, directamente desde la fila de esa persona en la misma lista de Miembros — el mismo control de «Subir foto»/«Ajustar» que cada quien usa en su propio perfil, disponible ahí para cualquier miembro vigente de tu organización mientras tengas administration.manage_users.

Crear una cuenta y, si quieres, ligarla a una organización

Requiere: superusuario de plataforma. Pantalla: Plataforma → Cuentas (/plataforma/usuarios/)

1. «Nueva cuenta» → correo y nombre. Opcionalmente elige ya una organización y un rol.
2. La contraseña siempre se genera: un administrador de plataforma entrega una temporal, nunca decide la contraseña definitiva de alguien más.
3. Desde la ficha de la cuenta (/plataforma/usuarios/<id>/) puedes ligarla a otra organización con un rol, ver todas sus membresías y su último acceso, y generarle una contraseña temporal.

Cambiar el rol de un miembro

Requiere: administration.manage_users. Pantalla: Administración → Miembros

1. Localiza a la persona en la tabla.
2. En la columna Rol, elige otro y confirma.
3. El cambio es inmediato: en su siguiente clic ya ve (o deja de ver) lo que corresponda. No hace falta que cierre sesión.

Fijar el alcance (reino) de un miembro

Requiere: administration.manage_users. Pantalla: Administración → Miembros, columna Alcance

1. Abre el selector de alcance de esa persona.
2. Marca una o varias propiedades y guarda.
3. A partir de ese momento sólo alcanza lo que cuelga de esas propiedades: sus espacios, sus ocupaciones, sus contratos, sus cargos, sus pagos, sus gastos, sus depósitos y sus tareas.
4. Para devolverle la organización completa, desmarca todo: vacío significa «sin límite».

El detalle de qué cuenta como «dentro» está en el capítulo 7.

Generar una contraseña temporal

Requiere: administration.reset_passwords — de fábrica, sólo el Dueño. Pantalla: Administración → Miembros → Contraseña

1. Pulsa «Contraseña» en la fila de la persona.
2. El sistema genera una contraseña aleatoria y marca la cuenta para que deba cambiarla al entrar.
3. Cópiala en ese momento: se muestra una sola vez y no se puede volver a ver.

Finalizar una membresía

Requiere: administration.manage_users. Pantalla: Administración → Miembros → Dar de baja

1. Pulsa «Dar de baja» en su fila.
2. La membresía queda con fecha de fin: pierde el acceso a esta organización de inmediato.
3. Su cuenta sigue existiendo, sus datos siguen existiendo y todo su historial se conserva: los cargos que creó, los pagos que aprobó y la bitácora siguen citándola.

Alternativa más suave: cambiar su estado (Activo / Invitado / Suspendido / Inactivo, lista configurable). El estado es informativo para tu operación; el que corta el acceso de verdad es dar de baja.

Crear el acceso al portal desde la ocupación

Requiere: administration.manage_users. Pantalla: Ocupación → (abrir una) → «Crear acceso»

1. Asegúrate de que la persona tenga un correo principal en su ficha.
2. Abre su ocupación y pulsa «Crear acceso».
3. Se reutiliza su persona (nunca se duplica), se crea o enlaza su cuenta y se le da la membresía con el rol Inquilino.
4. Entrega la contraseña temporal. Al entrar la cambia y aterriza directo en su portal, no en la aplicación del equipo.

Qué pasa según el caso:

Rol nuevo desde cero

1. Administración → Roles → escribe el nombre → «Crear».
2. Nace sin permisos. Ábrelo y marca lo que deba poder hacer.
3. Asígnalo a quien corresponda desde Miembros.

Ajustar lo que puede hacer un rol

1. Entra al rol. Verás sus permisos agrupados por área y, dentro de cada una, en orden de la acción más inocua a la más delicada: ver → crear → editar → archivar → restaurar → eliminar.
2. Cada fila trae su nombre en español y un icono ⓘ que explica exactamente qué habilita. Marcada, lo puede hacer; sin marcar, no.
3. En las áreas cuyos registros tienen dueño aparece además un selector de alcance: Todas / Sólo las propias / Sólo las de otros (cap. 7).
4. Guarda. El cambio afecta de inmediato a todas las personas con ese rol.

«Que apruebe las tareas de otros, pero no las suyas»

1. Abre su rol.
2. En el área Tareas, deja marcados ver y editar en alcance «Todas».
3. Pon el permiso con el que se aprueba en «Sólo las de otros».
4. Guarda. Ahora ve todo el tablero, pero sus propias tareas no le ofrecen la aprobación.

«Administrador de una sola casa»

1. Dale un rol operativo completo (por ejemplo «Gerente de propiedades»).
2. En Miembros → Alcance, marca sólo esa propiedad.
3. Resultado: manda dentro de su casa —incluidas las tareas sin asignar de esa casa— y no ve absolutamente nada de las demás.

«Que vea, pero no toque, y sólo de dos edificios»

1. Asígnale el rol Solo lectura.
2. Fija su alcance a esas dos propiedades.

Dar de alta una propiedad

Requiere: properties.create

1. Propiedades → Nueva. Nombre, tipo, estado y modelo de tenencia salen de tus listas.
2. Captura la dirección. Puedes ubicarla en el mapa buscando la dirección o arrastrando el marcador; las coordenadas se guardan y alimentan la página pública.
3. Guarda: recibe su identificador (PREFIJO-PRP-00001).
4. Sube fotos. Se comprimen en tu navegador antes de subir y el recorte es no destructivo: puedes recortarlas otra vez cuando quieras, sin volver a subirlas. Marca una como principal — es la que se ve en las tarjetas.

Dar de alta espacios

Requiere: spaces.create

1. Desde el detalle de la propiedad → «Nuevo espacio».
2. Tipo, estado, capacidad, renta y depósito esperado.
3. La renta del espacio alimenta el indicador «Renta suponiendo ocupación total» y se propone al crear la ocupación y el contrato.
4. Sus fotos funcionan igual que las de la propiedad.

Notas y documentos internos

Requiere: attachments.view para leerlos, attachments.create para subirlos — además del permiso que abre la propiedad (properties.view) o el espacio (spaces.view)

Tanto la propiedad como cada espacio tienen su propio archivero para la administración: el contrato de arrendamiento con el dueño del inmueble (que no tiene por qué ser nadie de tu organización), la escritura, el predial, el seguro, la entrega de llaves de una recámara en concreto, o simplemente una nota que la siguiente persona necesita leer.

1. En la ficha de la propiedad o del espacio, «Nueva nota».
2. Título (obligatorio), tipo —de tu lista «Tipo de nota o documento», que puedes editar— y el texto de la nota.
3. El documento es opcional: una nota puede ir sola, y un documento puede ir sin más explicación que su título. Un archivo por nota (hasta 20 MB): si tienes tres documentos, son tres notas, y así cada uno conserva su título, su tipo, quién lo subió y cuándo.
4. La ficha muestra las últimas cinco y enlaza al listado completo.

Buscar y filtrar en cualquier listado

Todas las listas de la aplicación funcionan igual, así que lo que aprendas en una sirve en todas: buscador, filtros y exportar a CSV.

1. El CSV exporta lo que estás viendo, con los filtros puestos — no la tabla entera. Si filtras y luego exportas, el archivo trae exactamente esas filas.
2. Vacío significa TODO. Una lista abre completa y un filtro que dejas en blanco no filtra nada. No tienes que llenar nada para ver tus datos.
3. Los filtros de varias opciones (etapa, origen, responsable, estado, propiedad) te dejan marcar varias a la vez: escribe para buscar dentro de la lista y ve marcando. Marcar dos etapas muestra las de las dos.
4. Los rangos (fechas e importes) tienen dos casillas, «de» y «a», y cada una funciona sola: puedes poner sólo el mínimo, sólo el máximo, o los dos. Vacías las dos, no filtran.
5. Aparece un botón «Limpiar» en cuanto hay algún filtro puesto, y si nada coincide la lista te lo dice en lugar de verse vacía sin explicación.

Lo que puedes filtrar en cada listado:

• Propiedades: nombre, ID o ciudad, y estado.
• Prospectos (cap. 12): prospecto o ID; etapa, origen y responsable, los tres de varias opciones; y presupuesto como rango.
• Ocupación (cap. 13): inquilino, espacio, propiedad o ID; estado de varias opciones; y rangos de entrada, salida y renta.
• Contratos (cap. 14): título, ID o inquilino; y estado y propiedad, los dos de varias opciones. La propiedad encuentra el contrato tanto si la lleva puesta como si la hereda de su ocupación, que es el caso normal de un contrato de arrendamiento.
• Miembros (cap. 5): persona por nombre, correo o ID; rol; alcance —incluida la opción «toda la organización», que es el alcance de quien no está confinado a propiedades—; estado; rango de alta; y vigencia.
• Cargos, pagos y gastos (cap. 15): además del buscador y el estado, el panel de finanzas filtra por propiedad, espacio y ocupación, y por rango de fechas.

Publicar un espacio y compartirlo

Requiere: spaces.edit para publicar; properties.edit para los enlaces

1. En el espacio, marca «Publicar en web». Es una decisión aparte de su estado: publicar es un acto deliberado, no una consecuencia de que esté disponible.
2. En Propiedades → Compartir crea un enlace con alcance de organización, propiedad o espacio.
3. Compártelo: copiar, WhatsApp o código QR.
4. Quien lo abra ve fotos, datos, renta y mapa; y puede dejar sus datos en un formulario que crea un prospecto en tu CRM con origen «sitio web».

Un enlace se puede pausar (deja de funcionar sin borrarse), eliminar o darle fecha de caducidad. Cuenta cuántas veces se abrió.

Del primer contacto a la ocupación

Requiere: crm.create, crm.edit

1. Prospectos → Nuevo: nombre, correo, teléfono y origen. Si el correo ya existe, es la misma persona y se reutiliza —su historial queda junto—. Si lo que coincide es el teléfono, el sistema no decide solo: te enseña quién tiene ese número y eliges «es esta persona» o «crear una nueva», porque un teléfono se comparte y un correo no.
2. Muévelo por el tablero arrastrando su tarjeta entre etapas, o cambia la etapa desde su ficha.
3. Agenda seguimientos (con prioridad, se marcan como completados) y visitas (propiedad o espacio, quién atiende, estado de la visita).
4. Todo queda en su línea de tiempo: alta, cambios de etapa, seguimientos y visitas, con fecha y autor.
5. Cuando cierra, créale su ocupación. Si se pierde, registra el motivo: es lo que después te dice qué origen te trae mejores inquilinos.

El calendario de citas

Requiere: crm.view para verlo; crm.edit para agendar y mover; crm.delete para eliminar una cita

En Prospectos → Calendario tienes la agenda de las visitas, con la hora y no sólo el día:

• Semana (la vista por omisión): siete columnas y una fila por hora, con cada cita en su hora exacta y del alto de su duración. Dos citas encimadas se ponen lado a lado, así que se ve de inmediato si un hueco está libre de verdad. También hay vista de mes para la foto completa.
• El color es el estado de la visita —agendada, confirmada, completada, cancelada, no asistió—. Los colores salen de tu lista «Estado de visita»: si cambias un color ahí, el calendario cambia. Arriba hay una leyenda y un filtro por estado, para esconder por ejemplo las canceladas.
• Agendar es un clic en el hueco: haces clic en el jueves a las 10 y el formulario abre con esa fecha y hora ya puestas; sólo eliges el prospecto. Desde la ficha de un prospecto, el botón «En el calendario» hace lo mismo con el prospecto ya elegido.
• Mover una cita o cambiar su estado es hacer clic en ella. Cada cambio de hora queda en la línea de tiempo del prospecto, con el antes y el después.
• Cada cita lleva su duración (de 30 minutos a 3 horas), qué le muestras —un espacio o toda la propiedad— y quién la atiende.

Dar de alta a un inquilino

Requiere: occupancy.create

1. Ocupación → Nueva: elige espacio y persona (o créala ahí mismo).
2. Fechas de entrada y, si la sabes, de salida. Estado desde tu lista de estados.
3. Día de pago (1–31): es el ancla con la que se generan las rentas y se prorratea el primer mes.
4. Depósito esperado: se propone el del espacio.
5. Guarda. Desde su ficha ya puedes generar el contrato, abrir el depósito, ver sus cargos y crear su acceso al portal (5.8).

Corregir el correo o el teléfono del inquilino

Requiere: people.edit

En la ficha de la ocupación, tarjeta «Contacto del inquilino». Es donde se captura el correo que faltó al dar de alta, o se corrige el que quedó mal escrito.

• Sin correo no hay acceso al portal: el botón de crear el acceso te lo dice («Falta el correo») en lugar de fallar, y te lleva a esa tarjeta.
• Estás editando la identidad de la persona, que es global: el mismo correo vale para el CRM, sus contratos y su portal. Por eso el permiso es people.edit y no el de ocupación.
• Dejar un campo vacío no borra lo que ya está guardado, y un correo mal formado se rechaza en vez de guardarse: una dirección que parece estar y no funciona es peor que una vacía.

Terminar una ocupación

1. Ficha de la ocupación → «Finalizar» → fecha de salida.
2. Deja de contar como vigente: sale de «Inquilinos actuales» y pasa al historial del espacio.
3. Su historial —contratos, cargos, pagos, depósito— se conserva completo.

De la plantilla al contrato firmado

Requiere: contracts.create; para plantillas, contracts.edit

1. Plantilla (Contratos → Plantillas): escribe tu contrato una vez e inserta campos desde el panel lateral (inquilino, propiedad, renta, fechas…). Puedes partir de una plantilla de arrendamiento de ejemplo y duplicar plantillas para hacer variantes.
2. Generar: elige plantilla y, muy recomendable, la ocupación. Los campos se llenan solos con sus datos —y siguen siendo editables: lo que escribas manda.
3. Revisa la vista previa: los campos sin llenar se ven a simple vista.
4. Agrega firmantes (nombre y correo). Cada uno recibe su enlace personal.
5. Comparte cada enlace: copiar, WhatsApp, correo o QR.
6. El firmante abre su enlace sin iniciar sesión, lee, acepta y firma dibujando con el dedo o el ratón —o escribiendo su nombre—. La página lleva tu marca.
7. Sigue el avance en la ficha: barra de progreso, quién firmó y cuándo, y una línea de tiempo. Cuando firman todos, se avisa a quien pueda editar contratos.
8. Descarga el PDF: con tu logo, «Página X de Y» y las firmas estampadas al pie de todas las páginas.

Cobrar la renta del periodo

Requiere: finance.create

1. Finanzas → Ingresos → «Generar renta» abre una pantalla de selección, no genera nada todavía: lista cada periodo de renta que se podría cobrar y que aún no tiene cargo, agrupado por propiedad → espacio → ocupación, con casillas en cascada (marcar una propiedad marca sus espacios, sus ocupaciones y sus periodos) y un filtro para ver sólo los pasados, actuales o futuros (hasta 90 días adelante, para planear con tiempo).
2. Cada periodo muestra el espacio, el inquilino, las fechas, el vencimiento, el cálculo explicado y el monto. Marcas exactamente los que quieres y pulsas «Generar los seleccionados» — nada se crea hasta ese clic.
3. Es idempotente: un periodo que ya se generó no vuelve a aparecer en la lista, así que no hay manera de duplicar un cargo.
4. El primer mes y el último se prorratean según las reglas que fijaste en Administración → General → Finanzas.
5. Cada cargo explica su cálculo. Puedes ajustarlo con permiso; se conserva el importe calculado original junto al ajustado.
6. Todo cargo nace Pendiente: no cuenta como cobrado ni entra al saldo hasta que registras el pago del inquilino y alguien con permiso lo aprueba.

Registrar y aprobar un pago

Registrar: finance.create · Aprobar o rechazar: administration.approve_payments

1. Desde el cargo → «Registrar pago»: monto, método, cuenta, referencia y comprobantes.
2. Nace pendiente: todavía no cuenta como cobrado. Se avisa a quien apruebe pagos.
3. En Finanzas → Pagos (pestaña Pendientes) lo apruebas o lo rechazas.
4. Al aprobar: se asienta el ingreso en el libro (si hay cuenta) y el cargo recalcula su estado —pendiente, parcial o pagado—. Se le avisa al inquilino.

Registrar un gasto y pagarlo

Registrar: finance.create · Aprobar: administration.approve_expenses

1. Finanzas → Gastos → Nuevo: categoría, monto, fecha, propiedad (opcional) y comprobantes.
2. Queda pendiente hasta que alguien lo apruebe.
3. Aprobado, se puede pagar eligiendo la cuenta de salida; ahí se asienta en el libro.
4. Un gasto ya pagado no se edita ni se elimina — está asentado.

Depósito en garantía

Requiere: administration.approve_deposits para los movimientos

1. Ábrelo desde la ocupación con el monto esperado.
2. Registra sus movimientos: recibido, retenido, devuelto, perdido.
3. El estado se recalcula solo (pendiente, parcial, completo, devuelto, retenido) y el inquilino ve lo esperado, lo acumulado y cada movimiento en su portal.

Penalizaciones y recargos

1. Define reglas (monto fijo o porcentaje, con días de gracia).
2. Aplícalas desde Finanzas → Penalizaciones o sobre un cargo vencido.
3. Se genera su propio cargo, explicado, y se le puede avisar al inquilino.

Trabajar con tareas

Requiere: tasks.create, tasks.edit

1. Tareas → Nueva: título, tipo, prioridad, estado, responsable y vencimiento.
2. Liga la tarea a una propiedad, espacio, ocupación o prospecto: así aparece en el contexto correcto y respeta el alcance de cada quien.
3. Trabaja en lista (con filtros por estado y responsable) o en tablero, arrastrando entre columnas.
4. Al asignar una tarea se avisa a su responsable.
5. Las tareas vencidas se marcan solas.

El inquilino reporta un pago

Requiere (en el rol Inquilino): portal.payments.create

1. Portal → Estado de cuenta → «Reportar un pago».
2. Captura monto, fecha y una nota —los tres obligatorios— y hasta 3 imágenes del comprobante, opcionales.
3. Dice a qué corresponde, entre tres opciones: no lo relaciono con nada (un pago suelto o un adelanto), estoy pagando algo que debo —eligiendo uno de sus propios cargos pendientes, su renta o una penalización— o es para mi depósito. Sólo se le ofrecen sus cargos con saldo y sus depósitos: no hay identificador que pueda teclear para alcanzar los de otro.
4. Eso es una declaración, no una aplicación: el pago llega a tu cola de Finanzas → Pagos como pendiente y nada toca el saldo de un cargo ni el depósito hasta que alguien lo apruebe. Se avisa a quien apruebe pagos.
5. Tú confirmas o cambias el destino y lo apruebas o lo rechazas; el inquilino recibe el aviso. Si venía declarado para el depósito y lo reasignas a un cargo, deja de abonarse al depósito —el dinero no se cuenta dos veces—.
6. Un pago declarado para el depósito se abona al depósito al aprobarlo, como un movimiento «recibido» que dice de qué pago vino. Por eso aprobarlo exige, además del permiso de aprobar pagos, el de administration.approve_deposits: mover un depósito es una facultad aparte y esta ruta no es su puerta de atrás.

«Necesito ayuda» con un pago

Requiere (en el rol Inquilino): portal.help.create y, para seguirla, portal.tasks.view

1. En cualquier pago suyo —pendiente o ya aprobado— pulsa «Necesito ayuda».
2. Escribe qué está mal (obligatorio) y adjunta una imagen si quiere.
3. Se abre una tarea ligada a ese pago, sin asignar, en tu listado de Tareas, y se avisa a quien apruebe pagos.
4. Él sigue el avance en «Mis solicitudes»; tú la trabajas y la cierras como cualquier otra tarea.